Welkom op de InRooster site

Roosteren kost tijd
Tijd voor het verzamelen van de beschikbaarheid van de mensen. Tijd voor het koppelen van de mensen aan de diensten die gedraaid moeten worden. Tijd voor het versturen van het nieuwe rooster naar de mensen. Al deze tijd kost niet alleen geld maar deze tijd kan je ook beter besteden!

InRooster bespaart tijd
Om met de deur in huis te vallen een praktijkvoorbeeld van Dierenpark Amersfoort: het plannen van de ca. 30 vrijwilligers kostte voorheen 2 avonden. Door gebruik van InRooster is de roosteraar nog maar 1 uur per maand bezig. In dit ene uur worden alle opgegeven beschikbaarheden verwerkt, worden de 30 mensen ingedeeld op ruim 100 diensten en rondleidingen, wordt naar iedereen zijn of haar persoonlijke rooster verstuurd via mail en wordt het complete rooster op Internet geplaatst. Een besparing dus van zo’n 5 uur. Elke maand weer.

Hoe doet InRooster dat?
Het proces begint elke maand weer bij het verzamelen van de beschikbaarheid van iedereen. Door gebruik te maken van een beschikbaarheids formulier op Internet, kan iedereen zijn beschikbaarheid per maand doorgeven, waarbij een bevestiging van de opgegeven beschikbaarheid terug gemaild wordt.
Op het moment van roosteren worden alle formulieren ingelezen in de InRooster applicatie. Dit kost slechts enkele seconden per medewerker.
Daarnaast wordt een lijst van de diensten gemaakt die de komende maand gedraaid moeten worden. Standaard diensten (bijvoorbeeld elke zondag van 11:00 tot 13:00) worden automatisch gegenereerd. Speciale diensten (elke maand anders) worden met de hand toegevoegd.
En dan kan het inroosteren beginnen. Door te klikken op een in te vullen dienst, wordt in de lijst van medewerkers aangegeven wie beschikbaar is en of die persoon dit soort dienst ook kan en wil draaien. Klikken op de naam koppelt een van deze personen aan de dienst, waarna de volgende dienst ingevuld kan worden. Het inroosteren gebeurd dus niet automatisch, maar wel zeer efficiënt.
Zijn alle diensten ingevuld, dan wordt het rooster gepubliceerd. Dit gebeurt met een enkele muisklik. Hierbij wordt het rooster op Internet geplaatst (als Internet pagina en, naar keuze, als PDF en als XLS bestand) en worden de individuele roosters per mail verstuurd naar alle medewerkers.

Wat is hiervoor nodig?
InRooster bestaat uit een aantal modules die elk een stukje van het hele roosterproces vereenvoudigen:
InRooster Basis is het centrale InRooster programma. Hier worden de medewerkers aan diensten gekoppeld.
InRooster Webform bevat de Internet formulieren waarmee medewerkers niet alleen hun beschikbaarheid doorgeven, maar ook eventueel onderling geruilde diensten.
InRooster Webmail geeft de mogelijkheid om de beschikbaarheden automatisch in te lezen en om de individuele roosters via mail te versturen.
InRooster Webpublish publiceert het rooster op Internet.
Daarnaast zijn nodig: Excel, Internet toegang en een mailadres.

Wat kost dat?
Naast de eenmalige kosten voor InRooster Basis en het inrichten van de Web modules, wordt een maandelijks bedrag gevraagd voor het in stand houden van de Internet services voor de Web modules (webruimte voor de formulieren, de mailopties en het rooster). Deze maandelijkse kosten zijn voor de meest uitgebreide vorm (InRooster Webpublish) lager dan het maandelijks via de post sturen van het rooster naar 25 medewerkers:

2 A4-tjes printen à 10 cent	€ 0,20
1 envelop	€ 0,05
1 postzegel	€ 0,39
	€ 0,64 x 25 = € 16,-

De maandkosten voor InRooster Webpublish bedragen slechts €15,-.

Wat levert het op?
Het gebruik van InRooster levert niet alleen tijd op bij het inroosteren. Door de heldere communicatie met de medewerkers over het rooster ontstaan er minder misverstanden dan voorheen. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En ook de organisatie heeft een helder overzicht van de inzet van de vrijwilligers of flexwerkers. En indien het inroosteren door een betaalde kracht wordt gedaan, wordt ook nog eens 5 uur per maand bespaard die aan ander werk besteed kan worden. Bij een intern tarief van € 20,- is dat zo’n € 100,- per maand. InRooster verdient zichzelf dus binnen de kortste keren terug.